いいでしょ?僕の人生

名刺をデータ化して効率UP!?Eightのキャンペーンを体験!


ライターの仕事をしていると、本当に多くの方々とお会いします。私はナレッジ・リンクスという会社も経営しているので、手元には大量の名刺が・・・

会社員の方も含め、ビジネスマンであれば名刺交換は日常的に行っている方が多いでしょう。そんな名刺を、皆さんはどのように管理しているでしょうか?

私の場合、以前はパソコンの連絡管理へ情報を入力。スマートフォンに同期して、名刺はホルダーに収納していました。しかし最近では、名刺情報もデータ化する時代!最近になって、私はSansan株式会社の提供しているEightという名刺管理アプリを使っています。

ちょっと今回のブログは宣伝っぽくなっていますが、決してEightのPR担当ではないのでお間違いなく(笑)個人的にEightを使うようになって仕事にプラス効果が大きいので、この機会に1つの方法としてご紹介させてください。

■渋谷のコワーキングスペースで、驚きのキャンペーン!

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このEight、名刺画像を送るとスタッフの方が“手作業”でデータをシステムに入力してくれるんです。なんて丁寧な・・・デジタルとアナログの融合、恐れいります。

しかし基本的に、スマートフォンで名刺を撮影することが必要。新しく受け取った名刺なら都度撮影すれば良いのですが、私の手元には過去に受け取った数百枚の名刺が。これを1枚1枚撮影していくのは、かなり手間がかかります。正直、20枚も撮影すると飽きます(*_*;

と、そんなときに朗報が!!
なんと『名刺ハックス@渋谷』なるイベントが行われているというじゃないですか! 

渋谷にある4箇所のコワーキングスペースで、ドキュメントスキャナを使って名刺データをEightにスキャンし放題という素晴らしいイベント。そこで今日は、以前に誠Biz.IDの連載「Re:Work!」でも取材させていただいた、渋谷のDotsさんへ伺ってきました。

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中に入ると、何やらオシャレなデスクの上にタブレットPCが・・・

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 そう、これがEightへ名刺をスキャンする設備。タブレットPCにBluetoothキーボード、そしてScanSnap iX500が置かれています。思ったより、ひっそりと置かれていました。 


■スキャンはサクサク♪
スキャンするには、あらかじめEightへユーザー登録しておく必要があります。ID(メールアドレス)とパスワードが必要なので、覚えておいてくださいね。スマホやパソコンってIDやパスワード記憶してくれるので、忘れちゃうんですよね(-_-;)

手順については、デスクに説明書が置かれています。簡単に説明すると・・・

1)Bluetoothキーボードで、ID&パスワードを入力しログイン
2)名刺をセット
3)タブレットの「スキャン」をタップ
4)名刺データがタブレットに表示されるので、方向や裏表を修正
5)データ送信

で完了。物凄く簡単です。
私も何枚か名刺を持参したので、実際にスキャンしてみました。

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もう、サックサク。驚くほど素早く、ScanSnapはセットした名刺を読み取っていきます。しかも、自動的に両面スキャン。これ、スマホだと撮影毎に名刺をひっくり返さなければいけないので、とても面倒なんですよね。

ちなみに名刺は、一度に20〜30枚ほど読み取れるとのこと。これはEightというより、ScanSnapの機能による限界です。全て読み取ると一旦データ確認画面に進みますが、もっと大量の名刺でも続けてスキャン出来るのでご安心を。私はとりあえず、50枚ほどスキャンしてきました。

後から知ったのですが、ドキュメントスキャナ対応のアプリ「Eight Scan」は既にベータ版で提供されているとのこと。現状はScanSnapのみ対応ということなので、私もBrotherのドキュメントスキャナからScanSnapに切り替えたいと思います!

・・・と、この文章書きながら思い出して、インストールしました。WindowsもMacも両方対応なので、Macユーザーもご心配なく。

ちなみに、キャンペーンではスキャンを行うのは無料。Dotsさんをはじめとした、各コワーキングスペースの利用料のみでOKです。出先での仕事や休憩がてら、たまった名刺を電子化するなんていうのも良いのではないでしょうか。
今回お邪魔したDotsさんは渋谷駅からも近く、スペース内も非常に落ち着いています。 スキャン設備は広いデスクに置かれているので、仕事をしながら横で名刺をスキャンするのも効率的かもしれません。名刺電子化は法人などでも活用され始めているので、会社員の方にもお勧めですよ!

■個人的Eightのお勧めポイント
まだまだ手元には大量の名刺がありますが、残りは自宅でScanSnapからスキャンを楽しみたいと思います。

OCR機能の付いたアプリによる読み込みでは精度がどうしても低いですし、Eightはスタッフさんがスキャンデータを目視して手入力してくれるので、登録情報の不備なども避けられるのがGood。またEightを利用しているとオンラインで繋がり、名刺データの更新なども自動で反映されるのも便利です。実際にEightを使ってまだ1年弱ですが、何名かの名刺が変わりましたw

さらにFacebookの友達とは、名刺データをスキャンしなくても相手と繋がるんです。友達って仕事上で会うことが少ないので、名刺なんて持っていないことも多いはず。

「あの人、こんな仕事してたのか」

なんて発見も、意外と面白いですよ。私はFacebook経由でEightで繋がった知り合いが、実はクライアント企業に勤めていることが発覚して驚きましたw

せっかくのキャンペーンなので、名刺管理のお悩みの方は是非試してみて下さい! 

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